1. 減輕勞動(dòng)強度，提高操作效率

裝滿(mǎn)檔案的架體可重達數噸重，即使架體及安裝質(zhì)量非常優(yōu)秀，手搖一列輕松不吃力，但通常超過(guò)5列就會(huì )非常費力或不可行，但使用密集架的目的就是為了節省空間，當數十列密集架共享一個(gè)通道時(shí)，要開(kāi)啟靠近固定列的通道就會(huì )顯得效率非常低下，需要如同螞蟻搬家般進(jìn)行多次操作才可完成，很容易使得檔案管理員不愿意去開(kāi)啟密集架，檔案取放不愿意及時(shí)處理而選擇堆積事務(wù)集中處理，從而導致效率低下且容易出錯。

手搖速度很慢，80cm的通道手搖需要20秒以上，而智能密集架的操作時(shí)間能在10秒以下。

密集架數量較多時(shí)，頻繁操作密集架的開(kāi)合，單純靠手搖操作會(huì )讓管理人員產(chǎn)生畏懼感及懶惰行為，從而降低檔案管理的效率。

2. 適應信息化發(fā)展方向

現代社會(huì )是高度信息化的社會(huì )，傳統手動(dòng)密集架仍然需要電腦管理軟件來(lái)管理存放的檔案，但缺乏電腦管理軟件與架體的信息互動(dòng)。比如：檔案存放的具體位置只能在管理軟件上查看，而管理電腦通常與庫房有一定距離，很難做到檔案的精確位置管理。管理人員在庫房無(wú)法實(shí)時(shí)與數據庫進(jìn)行信息互動(dòng)，改變位置或發(fā)現錯誤等。

智能密集架在管理軟件或智能設備上查找到的檔案可遠程開(kāi)架，管理員只需要直接到提前開(kāi)啟的架體上取放檔案，不需要記憶位置。管理員在架體的操作面板上可以查看架體的存放數量及目錄，隨時(shí)對照發(fā)現問(wèn)題，減少錯誤提高管理水平。

庫房的溫濕度需要人工定期記錄，現代的智能密集架系統具備自動(dòng)溫濕度記錄及曲線(xiàn)查看功能，并具備溫濕度超限告警功能。

智能密集架系統可以提供管理員之間或管理員與讀者之間的一種文字交互平臺。比如：管理員可以在所有列的操作液晶屏上顯示：今天提前在15:30閉館，請盡快辦理手續。

智能密集架系統可以提供管理員之間或管理員與讀者之間的一種語(yǔ)音交互平臺。比如：管理員可以管理軟件上輸入文字，讓系統自動(dòng)語(yǔ)音播報：今天提前在15:30閉館，請盡快辦理手續?；蛘?，輸入一段文字留言轉換語(yǔ)音給下一個(gè)管理員，提醒他（她）注意一些事項。

大型庫房可以用不同顏色來(lái)區分不同的團體，甚至一個(gè)團體內的特定列，從而方便用戶(hù)使用。比如：提醒到紅色區域拿檔案，或紅色區域的藍色列拿檔案。

3. 提升管理水平

手動(dòng)密集架全部信息管理完全依賴(lài)于管理計算機上的管理軟件。智能密集架可實(shí)現管理軟件、智能設備（平板電腦、智能手機等）、架體的信息融合及交互。例如檔案的查詢(xún)可在任意列的操作屏幕上進(jìn)行并在人員到達目標架體前，提前遠程打開(kāi)架體。檔案的存放位置變更、單個(gè)格位檔案盤(pán)點(diǎn)等均可在任意位置進(jìn)行。無(wú)人操作的架體可在規定時(shí)間自動(dòng)處于關(guān)閉狀態(tài)。定期讓架體均勻打開(kāi)讓空氣對流通風(fēng)進(jìn)行防潮。人員進(jìn)入架體照明燈自動(dòng)點(diǎn)亮，人員出架自動(dòng)熄滅。檔案存放位置精細化顯示及語(yǔ)音播報等特性均大幅提升了檔案管理能力及水平。

4. 安全性擔憂(yōu)

設計粗糙的產(chǎn)品在任何行業(yè)均存在安全性問(wèn)題。具備本質(zhì)安全的防擠壓保護功能的系統能絕對確保使用人員的人身安全。

5. 可靠及穩定性擔憂(yōu)

很多用戶(hù)不采用智能（電動(dòng)）密集架是出于對系統可靠及穩定性的恐懼。智能（電動(dòng)）密集架發(fā)展的十多年確實(shí)產(chǎn)生了許多良莠不齊的產(chǎn)品，一些不良產(chǎn)品也損害了行業(yè)聲譽(yù)，有早期安裝的產(chǎn)品目前很多都不能正常使用，即使現在有些公司的產(chǎn)品仍然存在問(wèn)題。

良好設計的系統壽命能超過(guò)20年，比架體的壽命還長(cháng)。對壽命問(wèn)題的擔心是不必要的，但對技術(shù)及廠(chǎng)家的選擇是需要慎重考慮的。

6. RFID應用

RFID電子標簽近年來(lái)在物聯(lián)網(wǎng)中得到廣泛的應用，在檔案（圖書(shū)）管理中也有很多實(shí)踐。傳統的條碼管理簡(jiǎn)單、廉價(jià)，但條碼讀取只能在短距離的可視范圍，操作效率不高。而RFID電子標簽具備非接觸式讀取功能，盤(pán)點(diǎn)方便。在加裝通道門(mén)情況下，具備防盜功能。

早期應用在檔案（圖書(shū)）中的電子標簽大多采用13.56Mhz的高頻，采用ISO 15693而不是ISO 14443B標準。特點(diǎn)是：技術(shù)成熟、標簽體積大、讀寫(xiě)距離近、標簽價(jià)格高。

超高頻電子標簽應該是未來(lái)的趨勢，因為其標簽價(jià)格低、標簽體積小、讀寫(xiě)距離遠。但超高頻相比有一個(gè)小的缺陷：讀寫(xiě)距離不連續，存在跳躍點(diǎn)（某些點(diǎn)讀不到，稍微挪動(dòng)位置又能讀到。

近年應用上，超高頻占據了主流。

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